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出版社に企画を売り込んでくる人が意外に守られていないメールマナー

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多くの方々とメールのやりとりをしていると、意外にメールマナーが守られていないことに気づきます。

このメールマナーが、業界内の常識なのか、一般的な常識なのかの判断は、私にはできないので、書いておきます。

 

まず、メールの形式です。

メールの形式には、HTML形式とテキスト形式がありますが、HTML形式のメールはフィルタで弾く設定にしている人が多いです。

必ず、メールはテキスト形式でお送りください。

 

次は、送信者です。

フリーの方に多いのですが、プライベートのメールと使い分けていないため、たまに「○○ちゃんママ」という送信者名で届くメールがあります。

その場合、中身も確認せずにゴミ箱に捨てられることが多いです。

公私の区別は、しっかり行ってください。

 

最後に添付ファイルの件です。

出版業界は、Macユーザーも多いので、Windowsの常識でファイルを送られても困ります。

MacユーザーといってもOS Xなら良いのですが、いまだにOS9.Xという方も少なくないのです。

例えば、ファイル名の文字数。

Windowsは半角255文字(全角127文字)までとなりますが、Macだと半角31文字(全角15文字)までです。

つまり、あまり長いファイル名だと、Macでは文字化けしてしまい、どのファイルか分からなくなります。

また、ファイル名に使える文字も違います。

Windowsは、半角の/などの記号は使えませんが、MacのOS9.Xだと使えます。

他にもアプリケーションの問題もあります。

よく企画書をWordでかかれる方が多いのですが、Wordは重いので、Wordというだけで見る気が失せることが多いです。

最近では、Word2007を使った場合、今までと拡張子が違うため、ファイルを開くために一手間かかります。

また原稿の納品の場合、さらに深刻です。

原稿をWordで納品すると、文頭の1角落としが無くなったり、箇条書きの約物のあとにタブが入ったりしてしまいます。

この場合、受け取った編集者が手動で直さなくてはならないため、膨大な作業が発生してしまいます。

このような方に二度と原稿を発注したくなくなるのは、ご理解いただけると思います。

このように、アプリケーション依存のファイルの場合、相手がそのアプリケーションを持っているか分からないため、汎用性の高いTXTファイルなどで送るようにしてください。

あとは添付ファイルの容量の件です。

添付ファイルが1MB以上になるときや複数のファイルを添付するときは、できるだけ圧縮してください。

圧縮の方法も同様に注意が必要です。

一般的なのは、LZH形式やZIP形式だと思います。

ZIP形式は、Macで開くとクラッシュする可能性が高いので、LZH形式で送ることをオススメします。

容量については、圧縮して5MBぐらいまでであれば、添付しても問題ありませんが、10MBぐらいになるようでしたら、事前に連絡するようにしてください。

それを超える場合は、「宅ファイル便」などの転送サービスを利用しましょう。

以上です。

 

このように、相手が必ずしもWindowsで受け取るわけではありませんので、相手がどのようなOSでも受け取れるように配慮するようにしてください。

できるだけ、汎用性の高いファイル形式で送ることをオススメします。

分からない場合は、先に聞くようにしてください。

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